Existují tři postupy, které můžete použít ke zvýšení kvality údajů o vaší nemovitosti na základě čtyř pilířů správy informací: lidé, procesy, technologie a obsah.

        1. Vytvořte proces pro údržbu dat nemovitostí
        2. Zapojte svůj tým
        3. Pravidelně vyhodnocujte kvalitu dat

Co to ale v praxi znamená? Podívejme se na to zblízka.

1. Vytvořte proces pro údržbu dat nemovitostí

Způsob zaznamenávání a ukládání dat je často jednou z klíčových příčin problémů s daty. To je běžné ve správě nemovitostí, protože data o nemovitostech jsou tradičně shromažďována z řady zdrojů, interních i externích.

Snadné řešení je zavedení strukturované obchodní metody s konvencemi a předpisy pro vedení procesu údržby dat. V tomto kroku nezapomeňte odpovědět na následující klíčové otázky:

Podívejme se na příklad toho, jak můžete sledovat základní záznamy o nemovitostech. Zeptejte se sami sebe: máte plán pro ověření čtvercových stop všech nemovitostí? Nebo existuje konvence o tom, jak by se měly zaznamenávat adresy nemovitostí (aby se zabránilo odchylkám, jako je Hämeentie 10 A, 00101 Helsinky, Finsko nebo Hämeentie 10 A, Helsinky 00101, Finsko)? I když se pokyny pro takové postupy mohou zdát bezvýznamné, společně definují tvar dat vaší nemovitosti.

2. Získejte svůj tým na palubu

I ten nejvíce bezchybný postup je k ničemu, pokud není uveden do praxe.

Proto je zásadní sdělit standardy údržby dat vašemu týmu a podpořit jejich používání. Nezapomeňte myslet na všechny, kdo se podílejí na správě vaší nemovitosti, včetně externích zaměstnanců.

Chcete-li dostat svůj tým na palubu, zvažte nabídku:

Systematické školení je skvělý způsob, jak zajistit konzistentnější provoz. Může být obtížné koordinovat školení pro všechny účastníky celého vašeho portfolia současně. Zvažte postupný přístup, například začít s správci budov a přejít na manažery pronájmu, manažeři rizik atd.

Udělejte si čas a ujistěte se, že každý rozumí a je schopen přesně implementovat konvence.

Aby byl proces dlouhodobě udržitelný, měly by být osvědčené postupy podporovány prostřednictvím uznání a odměn. Nebojte se pochválit a odměnit své správce nemovitostí za snahu o správu dat!

3. Pravidelně vyhodnocujte kvalitu údajů o nemovitostech

I když máte zavedený proces, který váš tým dodržuje do poslední tečky, mohou nastat problémy s daty v důsledku lidské chyby.

Některé chyby jsou zjevné, zatímco jiné se ztrácejí v oparu informací. Výsledkem je pravidelné monitorování databáze, aby byla zajištěna konzistentní a vysoce kvalitní data.

Definovaná metoda pro hodnocení kvality dat povede k výraznému zlepšení celkového stavu dat, ať už máte jednoduché úložiště dokumentů nebo pokročilé systémy správy nemovitostí.

To platí zejména při práci s více informačními zdroji, což vyžaduje vzájemné odkazy.

Hodnocení údajů lze provádět podle předem stanoveného harmonogramu nebo náhodně.

Vzhledem k rozsahu práce a potřebě podrobného porozumění datové struktuře vaší nemovitosti je pravidelné sledování a oprava údajů specialistou na data nebo odhodlaným týmem mnohem úspěšnější než provádění pololetních nebo ročních kontrol.

Správa dat je investice, která se v krátkodobém i dlouhodobém horizontu vyplatí každému podnikání. Dobře udržovaná data o nemovitostech pomáhají při správě majetku tím, že vás udržují v aktuálním stavu a eliminují skrytá rizika z vašeho portfolia.